Na początku trzeba określić cel. Naszym celem jest impreza promocyjna, mająca na celu reklamę i rozwój firmy, a także zwiększenie jej zarobków. Następnie, należy określić co na tej imprezie ma się ogólnie dziać. Czy ma pojawić się orkiestra? Czy przewidziane są tańce? Czy planujesz licytacje? Chodzi o ogólny zarys. Potem należy wybrać miejsce na organizację imprezy musi ono spełniać wszystkie wymagania techniczne, a jednocześnie odpowiadać Ci cenowo. Nie ma sensu wydawać mnóstwa pieniędzy na luksusową salę, która poważnie nadwyręży budżet firmy więc kupmy balony reklamowe.